Dovada asigurării
(1) Pe parcursul valabilității poliței de asigurare, Brokerul/Asistentul poate elibera Clientului, la cererea acestuia, o copie a contractului/ poliței de asigurare. Brokerul poate elibera la cererea Clientului duplicate după acestea deoarece un original rămâne la Asigurător și celălalt la Client. Brokerul/Asistentul poate reține doar o copie contractului/poliței de asigurare, în conformitate cu prevederile legale aplicabile în vigoare în ceea ce privește arhivarea documentelor. Potrivit art. 32 din Norma ASF nr. 33/2017 privind organizarea activității de arhivă la entitățile autorizate/avizate, reglementate și supravegheate de către ASF, Brokerul/Asistentul are obligația să păstreze timp de 10 (zece) ani de la data creării documentului în arhiva proprie următoarele documente privind activitatea desfășurată în domeniul asigurărilor/reasigurărilor:
a) dosarele de daună, împreună cu evidențele tehnice și evidențele contabile aferente;
b) raportul anual al auditorului statuar;
c) registrul special al activelor care acoperă rezervele tehnice brute;
d) raportările financiare transmise către A.S.F.;
e) situațiile financiare anuale;
f) orice alte rapoarte prevăzute de legislația emisă în domeniul asigurărilor;
g) documentele cu valoare practică în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale ale asiguraților.
(2) În cazul în care între Broker, Asistent si Client se utilizează înregistrări telefonice în relatia de afaceri pe care o desfășoară, Clientul este informat ca Brokerul/Asistentul are obligația de a respecta următoarele cerințe:
a) să utilizeze aplicații de înregistrare care să permită identificarea și accesarea cu ușurință a oricărei înregistrări;
b) să asigure stocarea/arhivarea și accesarea ulterioară a convorbirilor telefonice;
c) să țină evidența înregistrărilor telefonice sub forma unui centralizator în format interogabil care să conțină cel puțin data și numele Clientului, în vederea identificării acestuia.
(3) Eliberarea documentelor de asigurare ale Clientului arhivate, în copie electronică și/sau fizică, se supune comisionării unui tarif suplimentar stabilit de Obsidian Broker și Scala Assistance după caz, în funcție de periodicitatea și volumul cu care se solicită de catre Client eliberarea acestor duplicate.
